Firmowy obiad może służyć podziękowaniu za zakończony projekt, poznaniu nowych osób albo spokojnej rozmowie poza biurem. Każdy z tych celów wymaga nieco innego przebiegu spotkania. Wysłanie pytania wyłącznie o wolny stolik nie wystarczy, jeśli planujesz również przemówienie, wspólne zamówienie czy dłuższą część integracyjną.
Najpierw opisz spotkanie, potem wybieraj potrawy
Przygotuj krótką informację o terminie, liczbie uczestników i charakterze wydarzenia. Oddziel zwykły posiłek od przyjęcia organizowanego dla konkretnej grupy. Punktem wyjścia może być organizacja przyjęć w Przystanku Maszków: oferta obejmuje różne okazje, ale nie oznacza automatycznie gotowego pakietu dla każdej firmy. Zakres trzeba uzgodnić w odniesieniu do własnego planu.
Podaj także przewidywany czas rozpoczęcia i zakończenia. Jeżeli część zespołu dojedzie później, zaznacz to od razu. Restauracja otrzyma wtedy czytelniejsze zapytanie niż listę kilku rozproszonych wiadomości, a organizator nie będzie musiał zbierać odpowiedzi dotyczących różnych wersji wydarzenia.
Rozdziel wspólną decyzję i indywidualne wybory
Odczytane menu restauracji pokazuje m.in. polskie dania, makarony i burgery. Taka różnorodność pomaga rozpocząć rozmowę o preferencjach, lecz dostępność konkretnych potraw na wybrany termin wymaga potwierdzenia. Nie przepisuj cen z archiwalnej karty do firmowego kosztorysu bez aktualnego ustalenia.
- Ustal, kto zbiera preferencje i przekazuje jedno podsumowanie.
- Zapytaj, czy dla tej grupy lepiej uzgodnić menu wcześniej, czy wybierać na miejscu.
- Oddziel zamówienie jedzenia od dekoracji, prezentów i dodatkowej oprawy.
Wyobraź sobie spotkanie dwóch działów po wspólnym projekcie. Część uczestników zna się dobrze, część kontaktowała się dotąd tylko przez wiadomości. W zapytaniu warto zaznaczyć, że zależy wam na rozmowie przy jednym spotkaniu, nie na prezentacji wyników. O ustalenie sposobu organizacji stołu zapytaj lokal, zamiast zakładać dowolny układ. Firmowe podziękowania można przygotować samodzielnie, a menu omówić osobno. Każda decyzja ma wtedy określony cel i osobę odpowiedzialną. Uczestnicy otrzymują prosty plan, a nie wielostronicowy program, którego nikt nie zamierza realizować.
Jedna osoba prowadzi ustalenia
Po wyborze miejsca organizator powinien zebrać potwierdzony zakres w jednym dokumencie: liczbę gości, godzinę, sposób zamawiania i kwestie pozostające otwarte. Przystanek Maszków znajduje się w Maszkowie; adres i logistykę dojazdu warto przekazać wszystkim uczestnikom osobno. Nie zastępuje to uzgodnienia warunków samego spotkania. Dzięki takiemu podziałowi zespół wie, gdzie się spotkać, a lokal wie, czego rzeczywiście oczekuje firma.
Ilustracja poglądowa wygenerowana komputerowo; nie przedstawia rzeczywistego lokalu ani konkretnego zamówienia.